Você tem seu dia todo organizado e planejado, e vai indo tudo bem, até que um pedido de última hora chega e você tem que lidar com aquilo para o mesmo dia, mesmo sabendo que outras coisas precisam ser feitas para hoje também. E aí? O que você faz?
Essa é uma situação que tenho percebido ser recorrente no Mundo Corporativo. Alguns dos meus alunos no trajetória SMart me questionaram sobre o que fazer e, por isso, resolvi tornar pública minha resposta.
Para começar a análise e recomendação, vamos separar as coisas:
1- Dia planejado e organizado: ótimo que você tenha planejado, porém, entenda que todo planejamento pressupõe: possibilidades de mudanças, tempo para imprevistos, critérios de priorização de execução muito claros.
2- Prioridade: ao planejar e organizar o dia, acredito que você tenha definido claramente o que era prioridade para definir a ordem de execução de cada uma das tarefas que tem
3- Critérios de priorização: uma vez que os critérios de priorização são claros, afinal você soube definir o que era prioridade, penso que você terá clareza para definir a prioridade da urgência que chegar ok?
Os 3 itens acima referem-se ao método de organização e planejamento que você usa.
Se você consegue ter clareza sobre eles e está fazendo a sua parte, você tem a base para conseguir lidar com absolutamente qualquer tarefa imprevista e urgente que chegue. Digo isso porque, ao receber uma demanda dita “urgente” seja de um chefe ou de um par, você precisa seguir o método PRPR, que quer dizer Pare, Respire, Pense, Re-organize.
PARE: chegou a demanda. Pare antes de executar porque o planejamento precisa mudar.
Qualquer nova tarefa requer uma reavaliação do que é prioridade e do que não é.
Cito o exemplo de quando minha esposa estava grávida e eu estava dando uma mentoria para um aluno do trajetória SMart.
Naquele momento da mentoria, a mentoria era a prioridade. Agora, imagine que, no meio da mentoria, a bolsa estourasse. O que viraria prioridade?
O que quero que você entenda é que coisas podem surgir no meio do caminho e, no momento que surgirem, mesmo que sejam previstas ou imprevistas, precisamos parar para organizar, antes de executar porque tudo muda o tempo todo, inclusive o que é prioridade. E tá tudo bem.
RESPIRE: essa recomendação está baseada no princípio de que tomamos melhores decisões quando estamos conscientes e em estado de presença. Sim, se sairmos executando tudo que chega e aceitarmos que tudo é urgente, com certeza colocaremos a carroça na frente dos bois. Por isso a recomendação prática é: quando chegar qualquer imprevisto ou urgência, pare, respire e conte até 5. Sério. Até 5 pra você retomar o foco.
PENSE: agora, em estado de presença e foco, chegou a hora de ver o que fazer com essa demanda urgente.
→ Primeiro: é urgente mesmo? Você saberá responder facilmente se tiver claro os seus critérios de priorização que comentei no começo desse artigo.
→ Segundo: uma vez que é ou não urgente, chegou a hora de fazer uma escolha. E é aqui onde mora o perigo. Ao entender que aquela demanda realmente precisa ser feita para hoje, você tem 3 opções:
- Opção 1: incluir na sua ordem do dia e executar sem tirar nada. Isso pode sobrecarregar sua lista de tarefas e trabalho e te fazer ficar até mais tarde, sacrificando sua vida pessoal inteira.
- Opção 2: ao incluir mais uma coisa na sua lista do dia, tentar fazer mais rápido ou tudo ao mesmo tempo na ilusão que qualquer uma dessas duas estratégias te levará para uma alta produtividade e o cumprimento das tarefas do dia no tempo que você tem.
- Opção 3: essa é a que eu recomendo. Uma vez sabendo a prioridade real, você precisa agora entender o que pode sair do planejamento atual para que essa demanda urgente seja executada no dia e, para isso, você passará para a última etapa, o R de RE-ORGANIZE.
RE-ORGANIZE: para re-organizar suas demandas do dia para entrar uma nova que acabou de chegar com urgência de entrega, você vai precisar tirar coisas para entrar outras e a ordem para você fazer isso é:
- n
- 1º Minhas Coisas: as primeiras coisas que precisamos tirar são aquelas que a gente quer fazer no dia mas não precisa fazer no dia. Diferença entre querer e precisar é simples. O que tem impacto imediato no trabalho? Essas coisas você faz primeiro. As outras que não tem, você procrastina de propósito e faz depois.
- 2º Minhas Reuniões: Algumas reuniões que você marcou podem ser remarcadas e não tem problema nenhum você fazer isso desde que justifique. Inclusive, dar a razão pela qual você fará algo aumenta muito a empatia do outro. Então, se tiver que remarcar alguma reunião para ter tempo para lidar com uma urgência, seja transparente com os envolvidos na reunião e explique o porquê está remarcando em cima da hora. Acredite, eles entenderão e você estará sendo honesto(a) e respeitoso(a) com o seu tempo e o do outro.
- 3º Minhas coisas e reuniões com os outros internos: se nada seu pode ser tirado da sua lista e não há nenhuma oportunidade de remarcação de reuniões que você convocou, chegou a hora de tentar remanejar datas de entregas e reuniões que outras pessoas marcaram. Que outras pessoas? Do seu time, as mais próximas e que você já construiu uma relação de confiança para poder explicar o porquê precisa dessa ajuda. Não tenha vergonha em pedir ajuda. Ninguém dá conta de tudo sozinho(a)
- 4º Minhas coisas com os outros externos: Só por último que você apela para pessoas de fora. Sejam clientes, parceiros, outras áreas. O princípio é o mesmo. Seja transparente e honesto(a) com as pessoas explicando o porquê precisa daquele tempo que está pedindo ao negociar o prazo de algo ou uma reunião solicitada.
Todo esse fluxo produtivo está baseado em uma parte do que ensino aos meus alunos no trajetória SMart e espero que tenha sido útil pra você também.
Essa jornada está fundada na diligência sobre as minhas coisas, minhas palavras e minhas ações. Esses são os princípios de uma produtividade humanizada, que vai rearranjando e readaptando as coisas de acordo com o contexto.
E, já que o contexto muda o tempo todo, as coisas também precisam ter essa flexibilidade.
Se você se interessou por esse conteúdo, te convido a participar da Semana Ordem no Caos no Mundo Corporativo, um evento 100% online e 100% gratuito onde você vai aprender a vencer todas as tarefas do trabalho e ter mais tempo livre pra você e pra sua vida pessoal, mesmo que tudo esteja um caos.
É a sua chance de já começar a controlar mais as coisas que você tem controle e parar de abrir mão do que mais importa pra você além do trabalho.
Para se inscrever é só acessar https://www.trajetoriasmart.com.br/semana
Te vejo lá.
Abs
Stenio